Việt Nam sở hữu vị trí địa – kinh tế chiến lược tại Đông Nam Á, đóng vai trò là cầu nối giao thương quan trọng giữa Trung Quốc và các quốc gia trong khu vực như Lào, Campuchia, Thái Lan, Malaysia. Do đó, hoạt động vận chuyển hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ.

Tuy nhiên, do hàng hóa quá cảnh không tiêu thụ nội địa nhưng vẫn lưu thông trên hệ thống giao thông quốc gia, cơ quan Hải quan áp dụng các biện pháp quản lý và giám sát rất nghiêm ngặt. Việc nắm rõ hồ sơ hải quan và quy trình thủ tục vận chuyển hàng quá cảnh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Theo Điều 241 Luật Thương mại 2005, quá cảnh hàng hóa là việc vận chuyển hàng hóa thuộc sở hữu của tổ chức, cá nhân nước ngoài qua lãnh thổ Việt Nam, bao gồm cả việc quá cảnh, chuyển tải, lưu kho, chia tách lô hàng, thay đổi phương thức vận tải hoặc các công việc khác được thực hiện trong thời gian quá cảnh.

Hiểu một cách đơn giản, lô hàng đi từ Quốc gia A (nước xuất khẩu), đi qua Lãnh thổ Việt Nam (nước quá cảnh) và đến Quốc gia B (nước nhập khẩu đích).

Căn cứ pháp lý hiện hành

Hoạt động vận chuyển và làm thủ tục hải quan cho hàng quá cảnh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Thương mại 2005 (Điều 241 đến Điều 253).

• Luật Hải quan 2014 (Điều 40, Điều 43, Điều 44).

• Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP) quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.

• Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.

• Các Hiệp định đa phương và song phương về vận tải đường bộ/đường biển giữa Việt Nam với các nước giáp biên (Trung Quốc, Lào, Campuchia).

Tùy thuộc vào nhu cầu logistics và đặc thù tuyến đường, hàng hóa quá cảnh qua Việt Nam thường được chia làm 2 hình thức chính:

Để hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng quá cảnh, người khai hải quan (chủ hàng hoặc đại lý logistics) cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo quy định tại Điều 50 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC):

• Tờ khai hải quan quá cảnh: Đăng ký điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS (Sử dụng mã loại hình OLA – Khai báo vận chuyển độc lập / quá cảnh).

• Vận đơn (Bill of Lading / Sea Waybill / Air Waybill / CMR): 01 bản chụp. Vận đơn phải thể hiện rõ cảng/cửa khẩu xếp hàng, cảng/cửa khẩu dỡ hàng và điểm đến cuối cùng.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chụp.

• Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chụp.

• Giấy phép quá cảnh (Transit Permit): 01 bản chính (nếu hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa quản lý bằng giấy phép quá cảnh theo quy định của Bộ Công Thương hoặc các Bộ chuyên ngành).

• Bảng kê thông tin phương tiện vận tải: Đăng ký biển số xe, số hiệu container, số hiệu niêm phong hải quan (nếu có).

Lưu ý: Đối với các mặt hàng thông thường (hàng tiêu dùng, thiết bị điện tử, dệt may…), doanh nghiệp không cần xin Giấy phép quá cảnh. Tuy nhiên, các mặt hàng có điều kiện như vũ khí, vật liệu nổ, tiền chất, hàng hóa nguy hiểm, hoặc thiết bị viễn thông đặc biệt phải có Giấy phép quá cảnh do cơ quan có thẩm quyền (Bộ Công Thương, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an…) cấp trước khi đưa hàng vào lãnh thổ Việt Nam.

Bước 1: Khai báo thông tin trên hệ thống Hải quan điện tử

Người khai hải quan tiến hành nhập thông tin lô hàng lên hệ thống VNACCS/VCIS thông qua tờ khai vận chuyển độc lập (Mã OLA). Thông tin cần điền chính xác bao gồm:

• Cửa khẩu nhập (Nơi hàng hóa đi vào Việt Nam).

• Cửa khẩu xuất (Nơi hàng hóa rời khỏi Việt Nam).

• Phương tiện vận tải và số hiệu chì/container.

• Tuyến đường vận chuyển và thời gian dự kiến di chuyển.

Bước 2: Làm thủ tục tại Hải quan Cửa khẩu Nhập

Sau khi truyền tờ khai, doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ giấy (hoặc file đính kèm trên hệ thống V5) tại Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập:

• Kiểm tra hồ sơ: Hải quan đối chiếu thông tin khai báo trên OLA với vận đơn, invoice và packing list.

• Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có): Hàng quá cảnh đa phần thuộc luồng Xanh/Vàng (miễn kiểm tra thực tế). Tuy nhiên, nếu phát hiện dấu hiệu nghi vấn vi phạm, hải quan sẽ quyết định chuyển luồng Đỏ để soi chiếu hoặc mở container kiểm hóa.

• Niêm phong hải quan (Kẹp seal): Hải quan tiến hành kẹp seal niêm phong lên phương tiện/container và ghi nhận số seal vào biên bản bàn giao vận chuyển.

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa theo đúng lộ trình

Sau khi Hải quan Cửa khẩu Nhập phê duyệt cho phép vận chuyển:

• Lô hàng bắt đầu di chuyển từ cửa khẩu nhập đến cửa khẩu xuất.

• Thời gian quá cảnh: Tối đa không quá 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thủ tục hải quan tại cửa khẩu nhập (có thể gia hạn 01 lần không quá 30 ngày trong trường hợp bất khả kháng hoặc có lý do chính đáng).

• Yêu cầu bắt buộc: Phương tiện phải di chuyển đúng tuyến đường quy định, giữ nguyên trạng seal hải quan, không tự ý dừng đỗ sai quy định hoặc tháo gỡ niêm phong.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận tại Hải quan Cửa khẩu Xuất

Khi phương tiện chở hàng quá cảnh đến cửa khẩu xuất:

• Lái xe/Đại lý trình Biên bản bàn giao và Tờ khai OLA cho Hải quan cửa khẩu xuất.

• Hải quan tiến hành đối chiếu thông tin, kiểm tra tình trạng niêm phong (seal hải quan) trên xe/container.

• Nếu niêm phong còn nguyên vẹn và thông tin khớp đúng, Hải quan thực hiện xác nhận hàng hóa đã xuất cảnh trên hệ thống hải quan điện tử.

Bước 5: Thanh khoản và hoàn tất thủ tục

Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động cập nhật trạng thái “Đã xuất cảnh” khi Hải quan cửa khẩu xuất hoàn thành thao tác xác nhận. Tờ khai OLA chính thức được đóng, hoàn tất chuỗi thủ tục vận chuyển quá cảnh.

1. Giữ nguyên trạng niêm phong hải quan (Seal): Đây là yếu tố sống còn của hàng quá cảnh. Nếu seal hải quan bị rách, đứt, móp méo hoặc mất seal mà không có lý do bất khả kháng, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính rất nặng hoặc bị nghi ngờ buôn lậu/tiêu thụ nội địa.

2. Tuân thủ chính xác thời gian & tuyến đường: Việc xe di chuyển sai lộ trình đã đăng ký hoặc quá hạn thời gian vận chuyển (trừ trường hợp tai nạn, hỏng xe có xác nhận của chính quyền địa phương) sẽ bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

3. Tuyệt đối không tự ý tiêu thụ hàng quá cảnh: Hàng hóa quá cảnh không được bán tại thị trường Việt Nam. Trong trường hợp muốn chuyển tiêu thụ nội địa, chủ hàng phải làm thủ tục chuyển đổi mục đích sử dụng và nộp đầy đủ các khoản thuế xuất nhập khẩu, VAT theo quy định trước khi tiêu thụ.

4. Kiểm tra kỹ mã HS và chính sách hàng hóa: Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn rằng hàng quá cảnh thì không bị kiểm tra. Thực tế, nếu hàng thuộc danh mục CẤM quá cảnh hoặc cấm xuất nhập khẩu theo quy định quốc tế mà không có giấy phép, lô hàng sẽ bị tịch thu và phạt vi phạm hình sự.

Do thủ tục quá cảnh đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa cửa khẩu nhập – đơn vị vận tải – cửa khẩu xuất, việc lựa chọn một đối tác logistics chuyên nghiệp, am hiểu địa hình biên giới và quy trình thủ tục hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro tắc nghẽn dòng hàng.