Trong hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt là tuyến giao thương Trung – Việt, kiểm dịch là một trong những bước bắt buộc và khắt khe nhất đối với nhiều nhóm mặt hàng. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc chậm trễ khi lấy mẫu thực địa có thể khiến lô hàng bị giam giữ tại bến bãi cửa khẩu, làm phát sinh hàng loạt chi phí lưu bãi (DEM/DET) không đáng có.

Vậy kiểm dịch hàng hóa xuất nhập khẩu là gì? Những mặt hàng nào bắt buộc phải làm kiểm dịch và quy trình thực hiện cụ thể ra sao? Hãy cùng Bap Logistics tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.

Kiểm dịch hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động kiểm tra, xét nghiệm và đánh giá của cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với các mặt hàng có nguy cơ mang theo dịch bệnh, vi khuẩn, sâu bệnh hoặc các tác nhân gây hại từ quốc gia này sang quốc gia khác.

Mục đích cốt lõi của công tác kiểm dịch là bảo vệ sức khỏe cộng đồng, bảo vệ hệ sinh thái nông – lâm – thủy sản nội địa và đảm bảo an ninh sinh học quốc gia.

Thông thường, công tác kiểm dịch trong hoạt động xuất nhập khẩu được chia làm 3 nhóm chính:

• Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary): Áp dụng cho các mặt hàng có nguồn gốc từ thực vật như nông sản, trái cây, gỗ, mây tre đan, thức ăn chăn nuôi dạng hạt… nhằm ngăn chặn các loại sâu bệnh ngoại lai.

• Kiểm dịch động vật (Animal Quarantine): Áp dụng cho động vật sống, sản phẩm từ động vật (thịt, trứng, sữa, hải sản đông lạnh, bột cá…) nhằm ngăn chặn các dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm.

• Kiểm dịch y tế (Sanitary Quarantine): Áp dụng cho các phương tiện vận tải, hàng hóa có nguy cơ truyền nhiễm bệnh dịch trực tiếp cho con người.

Đối với các doanh nghiệp B2B và các trader chuyên tuyến Trung – Việt, việc thực hiện kiểm dịch không chỉ đơn thuần là tuân thủ pháp luật, mà nó trực tiếp quyết định đến hiệu quả kinh tế của lô hàng:

Cảnh báo từ thực địa cửa khẩu: Hàng hóa thuộc diện kiểm dịch nếu không có chứng thư (Phytosanitary/Veterinary Certificate) hợp lệ sẽ không được phép mở tờ khai hải quan thông quan. Việc hàng hóa bị tắc lại tại các khu vực giám sát bến bãi Lạng Sơn sẽ đẩy doanh nghiệp vào thế bị động, phát sinh chi phí lưu xe nâng, xe đầu kéo, và phí DEM/DET tăng vọt theo từng ngày.

Do đó, hiểu rõ danh mục hàng hóa và chuẩn bị trước thủ tục làm kiểm dịch là điều kiện tiên quyết để tối ưu hóa chuỗi cung ứng đường dài.

Không phải mọi mặt hàng đều phải làm kiểm dịch. Cơ quan chức năng chỉ tập trung kiểm soát các nhóm hàng có nguy cơ sinh học cao. Dưới đây là danh mục tổng hợp các nhóm hàng phổ biến nhất:

• Các loại củ, quả, hạt, hoa tươi, rau củ quả tươi hoặc sấy khô.

• Các loại gỗ tròn, gỗ xẻ, pallet gỗ chưa qua xử lý nhiệt hoặc khử trùng, mây tre lá.

• Các loại giống cây trồng, cỏ, đất, giá thể trồng cây.

• Thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc thực vật.

• Động vật sống (gia súc, gia cầm, thủy hải sản tươi sống).

• Thịt, trứng, sữa và các sản phẩm chế biến từ thịt, trứng, sữa.

• Thủy hải sản đông lạnh, chế biến sẵn hoặc sấy khô.

• Da sống, lông thú, sừng, móng của động vật chưa qua chế biến công nghiệp.

Khi tiến hành truyền tờ khai điện tử lên hệ thống VNACCS/VCIS, thông tin về tên hàng, mã HS Code, số lượng, trọng lượng, trị giá tính thuế và các chứng từ đính kèm (Invoice, Packing List, Bill of Lading) phải logic và trùng khớp hoàn toàn. Bất kỳ một sự bất đồng bộ nhỏ nào về số liệu (ví dụ: trọng lượng trên Packing List lệch so với Manifest) cũng sẽ khiến hệ thống tự động đẩy tờ khai từ Luồng Xanh sang Luồng Vàng để kiểm tra hồ sơ.

Để giúp doanh nghiệp hình dung rõ nét, Bap Logistics xin tóm tắt quy trình kiểm dịch hàng hóa theo 4 bước chuẩn hóa dưới đây:

[Bước 1: Đăng ký tài khoản & hồ sơ] ➔ [Bước 2: Nộp hồ sơ hải quan & kiểm dịch] ➔ [Bước 3: Lấy mẫu thực tế tại cửa khẩu] ➔ [Bước 4: Nhận chứng thư thông quan]

Bước 1: Đăng ký tài khoản và khai báo hồ sơ trực tuyến

Hiện nay, hầu hết các thủ tục khai báo kiểm dịch đều được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (National Single Window – NSW). Doanh nghiệp tiến hành tạo tài khoản, đăng nhập và khai báo thông tin lô hàng cần kiểm dịch lên hệ thống.

Bước 2: Nộp hồ sơ giấy và chuẩn bị bãi lấy mẫu

Sau khi truyền hồ sơ điện tử, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ giấy để nộp cho cơ quan kiểm dịch tại cửa khẩu nhập (ví dụ: Chi cục Kiểm dịch thực vật/động vật tại Lạng Sơn). Cơ quan thẩm quyền sẽ duyệt hồ sơ và phân công cán bộ lấy mẫu.

Bước 3: Lấy mẫu kiểm tra thực tế tại bến bãi

Đây là bước cực kỳ quan trọng tại thực địa cửa khẩu bến bãi Lạng Sơn. Cán bộ kiểm dịch sẽ trực tiếp ra bãi xe hoặc kho chứa để tiến hành lấy mẫu hàng hóa thực tế theo tỷ lệ quy định:

• Đối với hàng thực vật: Cán bộ sẽ cắt, gọt hoặc thu thập mẫu ngẫu nhiên trong container để tìm vết sâu bệnh, nấm hại.

• Đối với hàng động vật/hải sản: Tiến hành đo nhiệt độ tâm sản phẩm (hàng đông lạnh), lấy mẫu thịt/tôm để mang đi xét nghiệm chỉ tiêu vi sinh.

Bước 4: Nhận chứng thư kiểm dịch và thông quan hàng hóa

Nếu kết quả xét nghiệm mẫu đạt chuẩn, cơ quan kiểm dịch sẽ cấp Chứng thư kiểm dịch (bản giấy hoặc bản điện tử trên hệ thống một cửa). Doanh nghiệp dùng chứng thư này nộp kèm hồ sơ hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan chính ngạch giải phóng hàng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng bộ hồ sơ dưới đây để tránh tình trạng bị trả lại hồ sơ, kéo dài thời gian thông quan:

Việc thực hiện kiểm dịch đối với các lô hàng lớn, hàng nguyên container (FCL) hay các kiện hàng nặng trên 250kg đòi hỏi năng lực bốc xếp cơ giới và phối hợp thực địa cực kỳ nhịp nhàng:

• Tối ưu hóa quy trình mở container lấy mẫu: Các kiện hàng nặng cần được đội ngũ xe nâng bốc dỡ chuyên nghiệp hỗ trợ sang tải nhanh chóng để cán bộ kiểm dịch dễ dàng tiếp cận lấy mẫu. Việc bốc xếp vụng về dễ làm móp méo hàng và kéo dài thời gian kiểm tra.

• Sử dụng dịch vụ Ủy thác XNK trọn gói: Thay vì tự vận hành bộ máy xuất nhập khẩu và loay hoay xử lý chứng từ chuyên ngành phức tạp, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ủy thác trọn gói của các đơn vị logistics chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện kiểm dịch hàng hóa xuất nhập khẩu tuyến Trung – Việt, Bap Logistics chính là đối tác thực địa tin cậy hàng đầu dành cho bạn:

• Lợi thế bến bãi vững chắc: Tọa lạc tại vị trí chiến lược Lạng Sơn, chúng tôi chủ động điều phối nhanh chóng các thủ tục bến bãi, thông quan thực địa.

• Cơ giới hóa bốc xếp: Đội xe nâng chuyên nghiệp hỗ trợ sang tải, dỡ hàng phục vụ công tác lấy mẫu kiểm dịch an toàn cho cả các kiện hàng siêu trường siêu trọng.

• Nghiệp vụ hải quan chuyên sâu: Đội ngũ OPS trực chiến tại cửa khẩu am hiểu tường tận quy định áp mã HS Code, kiểm tra chuyên ngành và xử lý nhanh bộ hồ sơ kiểm dịch, triệt tiêu hoàn toàn chi phí phạt bãi phát sinh.

Không chỉ vận chuyển, Bap Logistics thiết kế giải pháp chuỗi cung ứng an toàn, minh bạch hóa đơn chứng từ giúp doanh nghiệp B2B an tâm bứt phá doanh thu.