Trong giai đoạn đầu bước chân vào thị trường thương mại quốc tế B2B, sự thiếu hụt kinh nghiệm pháp lý, chưa nắm rõ thủ tục hải quan và rào cản ngôn ngữ là những thách thức lớn đối với các chủ hàng. Việc tự mình xử lý các lô hàng nguyên container (FCL) hay hàng hóa công nghiệp có khối lượng lớn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về dòng tiền.

Giải pháp tối ưu và an toàn nhất lúc này chính là sử dụng dịch vụ của bên thứ ba. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình ủy thác xuất nhập khẩu an toàn, giúp các doanh nghiệp mới làm chủ cuộc chơi và bảo vệ biên độ lợi nhuận tối đa.

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức mà một doanh nghiệp (bên giao ủy thác) thuê một đơn vị dịch vụ Logistics chuyên nghiệp (bên nhận ủy thác) đại diện đứng tên trên các giấy tờ pháp lý để tiến hành các thủ tục nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.

Bên nhận ủy thác sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu từ: Đàm phán hợp đồng quốc tế, thanh toán ngoại tệ, book cước vận tải (Ocean Freight/Air Freight), khai báo hải quan, đóng thuế và kéo hàng về tận kho cho khách hàng. Sau khi hoàn tất, họ sẽ xuất trả lại hóa đơn VAT hợp pháp cho bên giao ủy thác.

ại sao doanh nghiệp mới nên chọn ủy thác thay vì tự làm?

• Chưa có tư cách pháp nhân hợp lệ: Doanh nghiệp chưa đăng ký ngành nghề xuất nhập khẩu hoặc cá nhân không có tư cách pháp nhân để đứng tên trên tờ khai hải quan.

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phạt: Hàng hóa B2B, đặc biệt là các lô hàng nặng trên 250kg hoặc đi nguyên cont (FCL), chỉ cần sai sót nhỏ trên C/O, B/L hoặc sai mã HS Code sẽ dẫn đến việc hàng bị giữ tại cảng, phát sinh phí lưu bãi (DEM), lưu kho (DET) khổng lồ.

• Tối ưu thời gian và nhân sự: Thay vì phải xây dựng cả một bộ phận xuất nhập khẩu cồng kềnh, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào năng lực cốt lõi là phân phối và bán hàng.

Để dòng tiền không bị “ngâm” và hàng hóa thông quan thần tốc, quy trình ủy thác xuất nhập khẩu giữa chủ hàng và công ty Logistics cần tuân thủ nghiêm ngặt 4 bước tiêu chuẩn sau:

Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý và tính khả thi của hàng hóa

Trước khi bắt tay vào làm việc, công ty dịch vụ Logistics sẽ yêu cầu chủ hàng cung cấp các thông tin cơ bản về lô hàng (Tên hàng, thông số kỹ thuật, catalogue, hình ảnh thực tế). Việc này nhằm mục đích:

• Xác định hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất nhập khẩu, hoặc cần xin giấy phép chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, hun trùng, kiểm dịch) hay không.

• Tra cứu trước mã HS Code để dự toán chính xác mức thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế GTGT hàng nhập khẩu.

• Sàng lọc lượng hàng: Các công ty ủy thác chuyên nghiệp thường chỉ nhận xử lý các lô hàng B2B có quy mô lớn (đi nguyên container FCL hoặc hàng lẻ LCL nhưng khối lượng >250kg) để đảm bảo tối ưu chi phí vận tải cho khách. Lô hàng quá nhỏ lẻ thường không phù hợp với hình thức ủy thác này.

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

Đây là “tấm khiên” pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Một hợp đồng ủy thác an toàn bắt buộc phải quy định rõ ràng các điều khoản:

• Mô tả chi tiết hàng hóa: Quy cách đóng gói, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng (FOB, CIF, EXW…).

• Quy định về thanh toán: Tỷ giá áp dụng (thường là tỷ giá bán ra của ngân hàng tại thời điểm thanh toán), phương thức thanh toán (T/T, L/C) và tiến độ giải ngân.

• Trách nhiệm nộp thuế: Bên nào sẽ chuẩn bị dòng tiền để nộp thuế hải quan.

• Phí dịch vụ ủy thác: Tỷ lệ % trên tổng giá trị lô hàng, hoặc mức phí cố định cho một container. Đặc biệt phải làm rõ các phụ phí bến bãi (nâng hạ Lo-Lo, phí lưu bãi) sẽ được hạch toán như thế nào nếu có phát sinh.

• Trách nhiệm xuất hóa đơn trả lại: Sau khi thông quan, bên nhận ủy thác phải xuất hóa đơn VAT trả hàng lại cho bên giao ủy thác kèm theo bộ chứng từ sao y.

Bước 3: Thực hiện thanh toán quốc tế và vận chuyển

Dựa trên hợp đồng ngoại thương đã ký với đối tác nước ngoài, bên giao ủy thác sẽ chuyển tiền (tiền hàng + phí dịch vụ) bằng VNĐ vào tài khoản của công ty nhận ủy thác.

Sau đó, công ty nhận ủy thác sẽ tiến hành:

1. Đại diện mua ngoại tệ và thực hiện thanh toán quốc tế (T/T hoặc L/C) cho nhà cung cấp nước ngoài một cách hợp pháp thông qua hệ thống ngân hàng.

2. Tiến hành book cước vận tải (Booking tàu). Lựa chọn hãng tàu, lịch trình phù hợp và theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa (Tracking) trên biển hoặc qua các cửa khẩu đường bộ.

Bước 4: Khai báo hải quan, nộp thuế và giao nhận hàng hóa tận kho

Khi hàng cập cảng hoặc về đến bãi cửa khẩu, quy trình ủy thác xuất nhập khẩu bước vào giai đoạn quyết định:

• Truyền tờ khai hải quan: Bên nhận ủy thác đứng tên trên tờ khai, áp mã HS, truyền số liệu lên hệ thống hải quan điện tử VNACCS.

• Xử lý hiện trường (OPS): Nếu hàng rơi vào luồng Đỏ (kiểm hóa 100%), đội ngũ hiện trường của bên nhận ủy thác sẽ trực tiếp xuống bãi, cắt chì (seal), phối hợp cùng cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. Sự chuyên nghiệp của đội OPS tại bước này sẽ quyết định việc hàng được giải phóng nhanh hay bị lưu bãi.

• Nộp thuế và kéo hàng về kho: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, công ty Logistics sẽ điều xe đầu kéo chuyên dụng vào bãi cảng lấy container và vận chuyển an toàn về tận kho của khách hàng.

• Bàn giao chứng từ: Cuối cùng, hai bên tiến hành đối chiếu công nợ, xuất hóa đơn VAT và bàn giao toàn bộ chứng từ nhập khẩu liên quan để kết thúc hợp đồng.

Thị trường có rất nhiều đơn vị nhận ủy thác, nhưng nếu doanh nghiệp mới không tỉnh táo sẽ rất dễ gặp phải các “bẫy” chi phí:

• Báo giá mập mờ: Báo phí dịch vụ cực rẻ ban đầu, nhưng khi hàng về cảng lại kê khống hàng loạt phụ phí bến bãi, phí bôi trơn, phí neo xe.

• Năng lực vận tải yếu: Nhận ủy thác nhưng không có xe đầu kéo riêng, phải đi thuê lại qua nhiều cầu. Đến ngày hàng thông quan không gọi được xe, dẫn đến chủ hàng phải chịu toàn bộ phí phạt DEM/DET của hãng tàu.

• Rủi ro tài chính: Lựa chọn các công ty “ma” hoặc không có năng lực tài chính minh bạch, dẫn đến việc tiền chuyển đi nhưng không thanh toán được cho đối tác nước ngoài.

Hiểu rõ những điểm nghẽn của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, BAP Logistics tự hào cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu trọn gói, chuyên biệt cho phân khúc hàng B2B, hàng nặng (>250kg) và đi nguyên container (FCL).

Tại sao nên tin chọn BAP Logistics?

• Báo giá All-in minh bạch: Cam kết không phát sinh các chi phí ẩn. Mọi loại phí như cước biển, thuế phí, phí Lo-Lo, phí dịch vụ đều được kê khai rõ ràng trong hợp đồng.

• Đội ngũ OPS bến bãi tinh nhuệ: Xử lý thủ tục thông quan thần tốc tại các bãi cảng và cửa khẩu, có khả năng xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh (hàng luồng Đỏ, bẻ luồng).

• Chủ động 100% năng lực vận tải: Sở hữu dàn xe đầu kéo hùng hậu, đảm bảo gắp cont ngay khi hàng được thông quan, triệt tiêu hoàn toàn rủi ro lưu bãi lưu kho.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình ủy thác xuất nhập khẩu là nền tảng để doanh nghiệp mới an tâm mở rộng kinh doanh. Để được tư vấn giải pháp tối ưu dòng tiền cho lô hàng sắp tới, hãy liên hệ ngay với chúng tôi!